Gever Module

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Posteingang

Elektronischer Posteingang

Mit dem Posteingang von Acta Nova werden Posteingänge aller Art (von der gescannten Papierpost über E-Mails bis hin zum Online-Formular) digitalisiert und zentral im revisionssicheren GEVER-System verwaltet. Darüber hinaus bietet Acta Nova die Möglichkeit sowohl strukturierte Posteingangsprozesse abzubilden als auch flexibel die Zuordnung der elektronischen Eingänge zu bestimmten Mitarbeitern oder Abteilungen vorzunehmen. Posteingänge können mit beliebig vielen und komplexen Metadaten indexiert und nach Sichtung und Zuordnung in das GEVER-System protokolliert bzw. registriert werden.

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Funktionen im Überblick

Der Posteingang unserer GEVER-Lösung bietet folgende Funktionen:

Unterstützung von gängigen Posteingangskanäle: Briefpost (via Scan), E-Mail, Online-Formulare, Fachverfahren
Standardisierte Scan-Schnittstelle für die elektronische Übernahme von gescannter Papierpost mittels handelsüblicher Scanlösungen (z.B. Canon IRISPowerscan, KOFAX, DXC Webscan, etc.)
Outlook Add-In für die strukturierte Registrierung von E-Mails nach Acta Nova
Exchange Mailbox-Überwachung für die automatisierte Übernahme von E-Mails aus Funktionspostfächern
Direkte Integration von Online-Formularen inkl. Mapping und Übernahme von beliebig vielen und komplexen Metadaten (z.B. via Online-Formulare von aforms2web)
Abbildung von zentralen und dezentralen Postläufen
Unterstützung von ad-hoc Prozessen zur einfachen und flexiblen Weiterleitung von Posteingängen an bestimmte Sachbearbeiter bzw. Abteilungen
Schnelle Zuordnung von Dokumenten zu Dossiers und Sub-Dossiers
Transparenz und Übersichtlichkeit über Posteingangs- und Ausgangsbücher

Rechnungseingang

Das Acta Nova Modul „Rechnungseingang“ ermöglicht die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen vom Posteingang über die Rechnungsprüfung bis hin zur sicheren Belegablage. Dabei werden grundsätzlich zwei Varianten von unserer GEVER-Lösung unterstützt:

Der Rechnungsworkflow wird vollständig in Acta Nova abgebildet. Danach werden die Buchungsdaten an das Buchhaltungsystem übergeben und der Rechnungslauf inkl. Auszahlung abgeschlossen.
Acta Nova dient zur Abbildung des Posteingangs und zur Ablage der Belege und der wichtigsten Metadaten. Der Rechnungsworkflow samt Auszahlung wird im Buchhaltungssystem durchgeführt.

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Funktionen im Überblick

Der Acta Nova Rechnungseingang bietet folgende Möglichkeiten und Funktionen:

Erfassung von papierbasierten und elektronischen Rechnungen inkl. strukturierter Ablage in Acta Nova. Optional können mittels Datenextraktion auch Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und nach Acta Nova übernommen werden.
Abbildung von voll- oder teilautomatisierten Rechnungseingangs-Workflows mit folgenden Schritten: Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, (Vor-) Kontierung, Anordnung und Erstellung Anordnungsbelege (Zuordnung einzelner Rechnungseingänge), Buchung, Auszahlung und Belegablage.
Standardisierte Schnittestellen zu Buchhaltungssystemen zum Austausch von Rechnungsdaten und -belegen.
Konfigurierbare Ablagestruktur der Rechnungen.
Vielseitige Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten inkl. Erstellung eines Rechnungseingangsbuchs.

Vertragsdossier

Das Acta Nova Modul „Vertragsdossier“ ermöglicht das effiziente Erstellen, Prüfen und Freigeben von Verträgen sowie die automatisierte Überwachung hinsichtlich vertragsspezifischer Fristen und Ereignisse.

Mit dem elektronischen Vertragsdossier können Verträge aller Art zentral und sicher erstellt und verwaltet werden. Durch die strukturierte Ablage der Vertragsdaten in Acta Nova, können Vertragsdokumente mittels MS Word-Vorlagen und Textbausteinen sehr einfach und effizienz erstellt und über einen elektronischen Genehmigungsprozess geprüft und freigegeben werden. Das Monitoring von Fristen sowie umfangreiche Recherche- und Reporting-Funktionen (inkl. der Möglichkeit zur Verwendung von Auswertungen im Excel) runden die Funktionalität des elektronischen Vertragsdossiers ab.

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Funktionen im Überblick

Von der Vertragserstellung bis hin zur -kündigung bietet die GEVER-Lösung für das Vertragsdossier u.a. folgende Funktionen und Highlights:

Zentrale und sichere Verwaltung aller Verträge unter Berücksichtigung von Berechtigungen
Fristenmonitoring mit Alert-und Eskalations-Management
Übersichtliche Ablage aller vertragsrelevanten Dokumente und Dateien (zB. Pläne, Bilder, etc.)
Abbildung von Prüfungs- und Genehmigungsworkflows für Vertragserstellung und Vertragsprüfung
Versionierung und Protokollierung aller Aktionen
Steuerung und Ablage der Korrespondenz mit dem Vertragspartner
Verlinkungen zu den vertragsrelevanten Stammdaten (Personen, Organisationen, Objekte)
Umfangreiche Recherche- und Reporting-Funktionen mit Excel-Export

Beschaffung & Vergabe

Der Acta Nova Lösungsbaustein „Beschaffung & Vergabe“ bietet eine fundierte Grundlage für die effiziente Abwicklung der Beschaffungs- und Vergabeprozesse in der öffentlichen Verwaltung. Dabei können verwaltungsspezifische Metadaten hinsichtlich dieser Prozesse strukturiert und zentral auf Dossier- bzw. Sub-Dossier-Ebene erfasst und administriert werden. Mit Hilfe von Ordner- und Dokumentvorlagen werden Meilensteine bzw. Arbeitsschritte für die standardisierte Abwicklung der Beschaffungs- bzw. Vergabeprozesse definiert und im GEVER-System als teil- oder vollautomatisierte Worflows ausgeführt.

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Funktionen im Überblick

Folgende Funktionen stehen für die Beschaffung & Vergabe zur Verfügung:

Strukturierte Erfassung und sichere Ablage aller Beschaffungs- und Vergabevorgänge
Unterstützung von unterschiedlichen Vergabearten und Bedarfsträger
Meilenstein- oder Workflowbasierte Abbildung der Beschaffungs- und Vergabeprozesse
Unterstützung von fachübergreifender Zusammenarbeit

Grundstücksdossier

Mit dem Acta Nova Grundstücksdossier werden alle Grundstücksdaten samt dazugehöriger Dossiers, Sub-Dossiers und Dokumente strukturiert und revisionssicher im zentralen GEVER-System abgelegt und verwaltet. Dadurch kann eine fachbereichsübergreifende Darstellung aller grundstücksspezifischen Tätigkeiten und Prozesse erfolgen. Optional können mit dem Acta Nova Grundstücksdossier auch Fachverfahren wie Baumanagement-Systeme oder GIS-Systeme verknüpft werden, um eine nahtlose Integration zwischenGEVER-System und den Fachbereichen zu ermöglichen.

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Funktionen im Überblick

Das elektronische Grundstücksdossier umfasst folgende Funktionen und Vorteile für eine effiziente Grundstücksverwaltung:

Elektronische Verwaltung aller Grundstücke inkl. übersichtliche Darstellung aller verknüpften Dossiers, Sub-Dossiers und Dokumenten
Schnelle und einfache Übernahme individueller Grundstücksdaten nach Acta Nova
Fachbereichsübergreifende Kollabaration via Grundstücksdossiers und verknüpfter Dokumente
Ausprägung der Grundstücks-Metadaten gemäß der speziellen Anforderungen der Verwaltung

Sitzungsdienst

Effiziente Verwaltung

Das Acta Nova Modul „Sitzungsdienst“ ermöglicht eine effiziente Vorbereitung, Führung, Nachbereitung und Verwaltung Ihrer Stadtratssitzung und weiteren Sitzungen in Ihrer Gemeinde, Stadtverwaltungen oder auch Hochschule.

Screenshot: Neue Sitzung mit Fachdaten in Acta Nova anlegen

Das Versenden von Sitzungseinladungen, die fachübergreifende Zusammenarbeit diverser Abteilungen sowie das automatisierte Erstellen von Sitzungsvorlagen wird mit dem Acta Nova Sitzungsdienst Modul bestmöglich unterstützt. Die Sitzungsverwaltung kann, je nach Anforderung, über ein wirksames Vorgehen individuell angepasst werden. Somit können Workflows wie z.B. die Erstellung von Traktanden, die Bearbeitung einzelner Geschäfte oder auch die Zuordnung von Sitzungsdokumenten mittels klarer und übersichtlicher Objektstruktur wirksam abgewickelt werden.

Funktionen im Überblick

Von der flexiblen Konfigurationsmöglichkeit bis hin zur komplexen Sitzungsorganisation legt die GEVER Lösung für den Sitzungsdienst u.a. besonderes Augenmerk auf:

Office-, Mail- und Exchange-Integration beim Versand von Sitzungseinladungen
Umfassende Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit: Ad-hoc Prozesse, Stellvertreterregelungen, etc.
Ablage von Dokumenten in Sitzungen, Dossiers und Subdossiers
Direkte Einbindung der Gremien
Ein- oder mehrstufiger Freigabeprozesse
Übersichtliche Aktenauflage
Revisionssichere Protokollierung
Fachbereichsübergreifende Bearbeitungsmöglichkeiten div. Sitzungsinhalte.

Personaldossier

Elektronische Personaldossiers

Die elektronischen Personaldossiers in Acta Nova bietet die strukturierte Ablage und Verwaltung aller Personaldaten, von den Stammdaten über den Arbeitsvertrag bis hin zur Abbildung der damit verbundenen HR-Prozesse.

Über das Personaldossier werden alle verwaltungsspezifischen Personalstammdaten strukturiert und sicher erfasst. Zusätzlich können personalrelevante Unterlagen und Dokumente wie Arbeitsverträge, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Zeugnisse, Zertifikate, etc. im GEVER-System revisionssicher abgelegt werden. Die Abbildung von klassischen HR-Prozessen (Recruiting, Dienstreise, Urlaubsantrag, etc.) garantiert einen höchst möglichen Automatisierunggrad in der Abwicklung der Personalprozesse und damit verbunden eine Steigerung der Effizienz und Qualität.

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Funktionen im Überblick

Das Personaldossier kann spezifische auf die Bedürfnisse Ihrer Verwaltung angepasst werden und bietet folgenden Funktionsumfang:

Zentrale und sichere Verwaltung von Personaldossiers inkl. automatischer Erstellung von Stammblättern und HR-Dokumenten
Übersichtliche Ablage aller Dienstverträge, Weiterbildungs-Massnahmen und Mitarbeitergesprächs-Protokollen
Höchstmögliche Sicherheit bei der Verwahrung und beim Zugriff der sensiblen Personaldaten
Abbildung und Automatisierung von diversen HR-Prozessen wie z.B. Dienstreise (Antrag & -kosten), Urlaubsantrag, Arbeitsunfähigkeitbescheinigung, uvm.
Integriertes Bewerbungsmanagement von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung

Rechnungsausgang

Mit Hilfe des Acta Nova Moduls „Rechnungsausgang“ können auf Basis von Dokumentvorlagen einfach und schnell Ausgangsrechnungen erstellt werden, die vollständig mit der Ablagestruktur und den Metadaten des GEVER-Systems integriert sind. Darüber hinaus können die Ausgangsrechnungen über Schnittstellen an das Buchhaltungssystem übergeben und dort weiterverarbeitet werden.

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Funktionen im Überblick

Der Rechnungsausgang umfasst von der Rechnungserstellung bis zur protokollierten Übergabe ins Buchhaltungssystem folgende Funktionen:

Erstellung von Ausgangsrechnungen mit Hilfe von Dokumentvorlagen, die mit dynamischen Rechnungs- und Buchungsdaten sowie mit Textbausteinen befüllt werden können
Übergabe der Ausgangsrechnung (PDF inkl. Metadaten) an ein Buchhaltungssystem
Rückübernahme von Buchungsdaten nach erfolgtem Abschluss des Rechnungsausgang aus dem Finanzsystem

Gever Module

Elektronischer Posteingang

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Funktionen im Überblick

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